Tietosuojakäytäntö

Swimming Club Rovaniemi Ry:n tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Swimming Club Rovaniemi jäsentensä

henkilötietoja. Jäsenten henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti uintiurheilun

harrastamiseen ja kilpailemiseen liittyvien toimien ja tehtävien toteuttamiseen.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Swimming Club Rovaniemi ry, Y-tunnus 2061025-2, Osoite Maakuntakatu 16, 96100 Rovaniemi

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

laskutus@sc-rovaniemi.com

3. REKISTERIN NIMI

Swimming Club Rovaniemen jäsenrekisteri

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Swimming Club Rovaniemen henkilörekisterin ensisijainen käsittelyperuste on jäsenyys Swimming

Club Rovaniemessä. Jäsenyysperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa

tarvitaan kilpauinnin, uimakoulun tai uintikurssien ja siihen liittyvän palvelun toimittamiseksi.

Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu,

jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei

voida tehdä sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpitäminen.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin:

• Harjoittelu- ja kilpailutoiminnan toteuttaminen kilpauintiryhmissä, uimakoulussa ja muissa

uintiryhmissä (mm. majoituslistat, osallistujalistat)

• Tulosten tilastointi, analysointi ja julkaisu,

• Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle

• Sähköinen viestintä; sähköpostituslistat, WhatsApp-ryhmät, Facebook, Twitter, kotisivut

• Laskutus

• Seuran asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen

• Suoramarkkinointi

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

Henkilön perustiedot, kuten:

• nimitiedot

• sukupuoli

• syntymäaika

• yhteystiedot (alle 18-vuotiaan osalta vanhemman yhteystiedot); osoitetiedot, puhelinnumero

ja sähköpostiosite

• laskutus- ja maksutiedot

• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

• asiakaspalautteet ja yhteydenotot

• viestinnän toteuttamiseen liittyvät tietoja sekä palveluiden käyttöä koskevia tietoja

• rekisteröintitiedot, kuten esimerkiksi rekisteröintihistoria (esim. ryhmäsiirrot)

• mahdolliset henkilötodistukset, kilpailu- ja siirtosopimukset

• kilpailuihin ja kilpailutapahtumiin liittyvät tilastointitiedot esimerkiksi osallistujalistat,

lähtöluettelot, tulokset

• tapahtumien (esim. vanhempainillat) osallistujalistat yms.

• tai jokin muu mahdollinen yksilöivä tunnus

7. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilöä koskevia tietoja saadaan:

• Henkilöltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella,

mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla

• Rekisterin käsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön syöttäminä

• Suomen Uimaliiton rekistereistä ja Octo-kilpailujärjestelmästä

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen reksiterin käyttötarkoituksen

toteuttamiseksi kuitenkin vähintään kolmen toimintavuoden ajan (jos ei lainsäädännöstä muuta

johdu).

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjän ja seuran työntekijöiden sekä nimetyt hallituksen jäsenet (erikseen määriteltyjen

tehtäviensä mukaisesti) sekä lisäksi nimetyt valmentajat voivat käsitellä henkilötietoja voimassa

olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn

osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja

käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja SCR:n tietosuojaselosteen mukaisesti

sekä muutoinkin asianmukaisesti.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme

tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

 Suomen Uimaliiton jäsenseurojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin

 pyydettäessä muille tarkoituksenmukaisille kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on

antanut siihen suostumuksensa.

 voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten

edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä

tunnistettavissa.

12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä

olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse

Oikeus kieltää tai vaatia

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan sähköiseen

sidosryhmäviestintään tai muuhun suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan

postiosoitteeseen tai sähköpostitse

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista

rekisterinpitäjän järjestelmistä, poikkeuksena lakiin perustuva jäsenrekisteri, ilmoittamalla siitä

kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse

13. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut

ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten

keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa.